Créer et gérer une "newsletter"
La newsletter - lettre d'information - est souvent le point faible des sites internet des collectivités territoriales. Elle constitue pourtant un support efficace de diffusion de l'information, promis à un développement rapide. A condition toutefois de bien définir le produit, de choisir des solutions adaptées et de respecter un certain nombre de règles.
Une newsletter, pour quoi faire ?
Proposée
par les prestataires (web agencies), la lettre d’information est
souvent intégrée au site sans véritable réflexion sur sa finalité.
Résultat : il n’est pas rare que l’abonné reçoive des informations très
épisodiques, voire même ne reçoive jamais la moindre lettre. Une telle
situation ne plaide évidemment pas en faveur de la crédibilité du site.
En terme de stratégie, il convient tout d’abord de distinguer deux cas de figure possibles :
- la newsletter "passive" qui se contente de signaler les modifications
intervenues sur le site : documents mis en ligne, nouvelles rubriques,
titres et résumés des nouveaux articles et dossiers… Des liens
permettent de se connecter directement à la rubrique correspondante du
site (ex. : la lettre du site du Premier ministre)
- la newsletter "active", qui s’inspire des supports d’information
papier et apporte des informations exhaustives, le plus souvent sous
forme de brèves ou de courts articles (ex : la lettre Territoria sur le
site du Sénat).
A ce premier choix s’en ajoute un second : réaliser une lettre
généraliste ou un support visant des cibles particulières (ex :
les maires, pour un site de conseil général ou régional).
Le fond et la forme
En
terme technique, la diffusion d’une newsletter passe toujours par
l’envoi d’un mail, mais trois solutions sont envisageables pour sa
réalisation :
- un fichier PDF joint, réalisé avec Acrobat Distiller (logiciel
payant) et lisible avec Acrobat Reader (gratuit) : la lettre obéit
alors aux règles des supports papier (calibrage, maquette…). La
présentation est plus professionnelle, mais les contraintes sont plus
grandes et le coût plus élevé (intervention d’un studio) ;
- un lien HTML : un clic sur un lien dans le mail ouvre un navigateur
(Explorer, Communicator…) et renvoie au sommaire de la newsletter,
installée sur le site. Cette solution est bien adaptée pour les lettres
riches en informations ;
- une intégration dans le corps du mail : le texte est présenté au
kilomètre. Il n’existe plus aucune contrainte de calibrage et de
maquette et la lettre peut être modifiée jusqu’au dernier moment. Il
est néanmoins possible d’apporter des enrichissements graphiques
(bandeau, couleur, voire même l’intégration de photos). Attention
toutefois à tester la lettre sous différentes configurations.
Dans tous les cas, il est recommandé de prévoir, dans toute newsletter,
la possibilité pour l’internaute de se désabonner facilement.
Repères :
L’abonnement à une newsletter résulte normalement d’une démarche volontaire de l’internaute et les taux d’abonnement sont souvent décevants. Mais, dans le cas d’une lettre d’information destinée à un public ciblé (élus, acteurs socio-économiques...), il est possible de recourir au "push". Autrement dit, d’adresser la lettre à une liste de diffusion constituée directement par le site (ce qui suppose au préalable de collecter les adresses électroniques). Dans ce cas, il est impératif d’accompagner le premier envoi d’une explication (pourquoi cet envoi ?) et d’une possibilité de désabonnement.
PCA pour Localtis, mars 2002